Microsoft Access ablösen
Access-Datenbank ablösen. Mit derselben Logik, im Browser.
Viele Fachabteilungen steuern seit Jahren einen wichtigen Ablauf mit einer Access-Datenbank (MS Access). Sie funktioniert, solange die Person da ist, die sie gebaut hat, und solange alle im Büro am selben Netzlaufwerk sitzen. Wir übertragen Tabellen, Abfragen, Formulare und VBA-Logik in eine Webanwendung mit Rechten, Historie und Schnittstellen. Ihr Betrieb läuft dabei weiter.
BESTAND.ACCDB
- Tabellen und Beziehungen
- Abfragen
- Formulare
- Berichte
- VBA-Module und Makros
- Verknüpfte Tabellen und Importe
Alles davon wird erfasst, übernommen oder bewusst weggelassen.
01 — Anzeichen
Wann Access an Grenzen stößt. Sechs Situationen aus dem Alltag.
Access ist für eine Abteilung am selben Ort gedacht. Je mehr Menschen, Standorte und Systeme dazukommen, desto mehr Zeit kostet die Pflege.
01
Die Datei liegt auf einem Netzlaufwerk
Mehrere Leute arbeiten gleichzeitig darin. Ab und zu meldet Access, die Datenbank sei beschädigt, und jemand startet „Komprimieren und reparieren“.
02
VBA, das nur eine Person versteht
Die Logik ist über Jahre gewachsen und steckt in Modulen und Formular-Ereignissen. Wer sie geschrieben hat, ist bald im Ruhestand oder schon gegangen.
03
Kein Zugriff von unterwegs
Access läuft nur unter Windows, auf jedem Rechner muss Access oder die Access Runtime installiert sein. Im Homeoffice geht es über VPN oder Remote-Desktop, auf Mac und iPad gar nicht.
04
Die Datei wächst an die Grenze
Eine Access-Datei darf höchstens 2 GB groß werden. Lange vorher wird sie langsam, und Daten werden in Archivdateien ausgelagert.
05
Jedes Office-Update ist ein Risiko
Nach dem Umstieg auf 64 Bit oder eine neue Version fehlen Verweise, und Formulare starten nicht mehr. Deshalb bleibt die alte Version installiert.
06
Office-Kaufversionen ohne Updates
Office 2016 und 2019 bekommen seit dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr, Office 2021 und Office LTSC 2021 seit dem 13. Oktober 2026. Das gilt jeweils auch für Access. Unterstützt sind nur noch Microsoft 365 und die Version 2024, diese bis Oktober 2029.
02 — Was stattdessen entsteht
Access durch eine Webanwendung ersetzen: Baustein für Baustein.
Jeder Teil Ihrer Access-Datei hat in der neuen Anwendung eine Entsprechung. Sie läuft im Browser, mit Anmeldung, Rollen und einer Historie jeder Änderung.
- Tabellen und Beziehungen
- In der Webanwendung: Ein Datenmodell in einer Server-Datenbank, mit Regeln für Pflichtfelder und Verknüpfungen.
- Abfragen
- In der Webanwendung: Auswertungen und Listen, die dasselbe Ergebnis liefern wie Ihre gespeicherten Abfragen.
- Formulare
- In der Webanwendung: Eingabemasken im Browser, mit Prüfungen direkt bei der Eingabe.
- Berichte
- In der Webanwendung: PDF-Ausgaben und Exporte nach Excel, so wie Ihre Leute sie heute nutzen.
- VBA-Module und Makros
- In der Webanwendung: Geschäftslogik im Code, beschrieben und mit Tests abgesichert.
- Verknüpfte Tabellen und Importe
- In der Webanwendung: Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung oder Shop statt Excel-Import von Hand.
Läuft Ihr Ablauf in Excel-Listen statt in Access, ist der Weg ähnlich: Excel ablösen.
03 — Vorgehen
Erst verstehen, dann übertragen. Access läuft weiter, bis die Anwendung funktioniert.
Das Risiko bei einer Access-Ablösung liegt vor allem in Logik, die niemand kennt. Deshalb lesen wir Abfragen und VBA vollständig, bevor wir bauen, und prüfen die Ergebnisse gegen Ihre echten Daten.
- 01gemeinsam
Bestand aufnehmen
Wir gehen die Datei mit den Menschen durch, die täglich damit arbeiten: Welche Formulare und Berichte werden genutzt, welche sind Altlast? Was rechnen Abfragen und VBA? Am Ende steht eine Liste dessen, was die neue Anwendung können muss.
- 02KI-gestützt
Daten übernehmen, Logik nachbauen
Die Tabellen wandern in eine Server-Datenbank. Abfragen und VBA lesen wir vollständig und leiten daraus Testfälle mit Ihren echten Daten ab. So ist belegt, dass die neue Anwendung dieselben Ergebnisse liefert wie die alte.
- 03durch Sie
Parallelbetrieb mit echten Daten
Die Webanwendung läuft neben Access. Ihre Leute vergleichen Ergebnisse und finden Lücken, wir bessern nach. Niemand muss an einem Stichtag umsteigen.
- 04durch Sie
Umstieg, wenn sie funktioniert
Erst wenn die Anwendung im Alltag besteht, wird die Access-Datei schreibgeschützt archiviert. Danach entwickeln wir weiter, was im Betrieb auffällt, oder Ihre IT übernimmt.
04 — Alternativen
Nicht immer braucht es eine neue Anwendung. Drei kleinere Wege und wann sie reichen.
Wir empfehlen den Weg, der Ihr Problem löst. Wenn das keine Individualsoftware ist, sagen wir das im Erstgespräch.
Daten auf SQL Server, Access als Oberfläche
Die Tabellen ziehen auf einen Datenbankserver um, die Formulare bleiben in Access. Das behebt beschädigte Dateien und die 2-GB-Grenze. Microsoft bietet dafür den SQL Server Migration Assistant für Access. Es reicht, wenn alle im Büro an Windows-Rechnern arbeiten und die VBA-Logik gepflegt werden kann.
Power Apps im Microsoft-365-Umfeld
Für einfache Eingabemasken mit wenig Logik, wenn ohnehin alles in Microsoft 365 läuft. Bei viel Logik, vielen Nutzern oder Schnittstellen nach außen stoßen Lizenzkosten und Wartbarkeit schnell an Grenzen.
Standardsoftware
Wenn Ihre Access-Lösung einen Ablauf abbildet, den es fertig zu kaufen gibt, etwa Lager, Zeiterfassung oder CRM, ist Kaufen meist günstiger als Bauen.
Eine neue Anwendung lohnt sich, wenn …
- mehrere Standorte, Homeoffice oder Außendienst zugreifen sollen,
- Kunden, Partner oder Lieferanten einen eigenen Zugang brauchen,
- die VBA-Logik niemand mehr sicher ändern kann,
- Daten an ERP, Buchhaltung oder Shop fließen sollen, ohne Abtippen.
05 — Aufwand
Früher war die Schätzung oft der Grund, die Ablösung zu verschieben. Mit KI-gestützter Entwicklung ist der Aufwand kleiner.
Gewachsene VBA-Logik zu lesen und nachzubauen war teuer. Heute laufen Analyse des Codes, Umsetzung und Tests KI-gestützt. In unseren Projekten liegt der Aufwand oft bei einem Drittel bis einem Fünftel klassischer Schätzungen.
Ein Münchner Patentverwalter
75
Tage ohne KI-Unterstützung veranschlagt
9
Tage tatsächlich gebraucht
Eine Fachanwendung, an der wir selbst beteiligt sind
310
Personentage klassisch geschätzt
140–160
Stunden tatsächlich gearbeitet
Keine Kundenreferenz: An diesem Produkt ist unser Geschäftsführer beteiligt, deshalb steht es hier ohne Namen.
Was nicht kleiner wird
Die Zeit, die Ihre Fachleute für die Bestandsaufnahme und den Vergleich im Parallelbetrieb brauchen. Sie entscheidet, ob die Anwendung im Alltag funktioniert. Wie wir Individualsoftware bauen und betreiben, steht unter Softwareentwicklung München.
06 — Referenzen
Für Konzerne und Mittelstand. Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen.
Aus Projekten für
- Carl Zeiss
- SAP
- Munich Re
- atra.consulting
Seit vielen Jahren arbeiten wir mit Viewconic zusammen. Die Qualität kann sich sehen lassen, Deadlines werden stets eingehalten, und das Team bringt regelmäßig innovative Verbesserungsvorschläge ein, die unsere Prozesse noch effizienter machen. Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die wir uneingeschränkt weiterempfehlen können!
Philipp KieningerCarl Zeiss Industrielle Messtechnik GmbHDavid von Viewconic überzeugt durch herausragende Ergebnisqualität und eine agile Denkweise, die es uns ermöglicht, selbst anspruchsvolle Kundenprojekte effizient und zielgerichtet umzusetzen. Das Team arbeitet professionell, lösungsorientiert und bringt stets den richtigen Mix aus Fachkompetenz und Flexibilität mit.
Daniel WochnikKey Account Manager, atra.consulting GmbH & Co. KGViewconic hat mit mehreren Beratern erfolgreich unsere Plattform entwickelt und bis zum GoLive begleitet. Die Qualität und Verlässlichkeit des Teams haben uns überzeugt, und wir wissen jetzt schon, dass wir auch bei unserem nächsten Projekt gerne wieder auf Viewconic setzen werden!
PAM Consulting GmbHP. MuellerGeschäftsführer, PAM Consulting GmbH
Häufige Fragen
Access ablösen: was vorher geklärt sein sollte.
Wird Microsoft Access abgekündigt?
Nein. Access wird in Microsoft 365 weiter ausgeliefert. Abgelaufen ist der Support für ältere Kaufversionen: Office 2016 und 2019 seit dem 14. Oktober 2025, Office 2021 seit dem 13. Oktober 2026. Der Anlass für eine Ablösung ist meist ein anderer: gleichzeitiges Arbeiten, Zugriff von unterwegs und VBA-Logik, die niemand mehr pflegen kann.
Gibt es Access nicht auch im Browser?
Nein. Die Access-Web-Apps in SharePoint hat Microsoft eingestellt. Access läuft heute nur als Desktop-Programm unter Windows. Für den Zugriff aus dem Browser braucht es eine Webanwendung oder eine Plattform wie Power Apps.
Können unsere Access-Daten vollständig übernommen werden?
Ja. Wir übernehmen Tabellen, Beziehungen und Inhalte in die neue Datenbank und prüfen dabei, was nicht zusammenpasst: doppelte Datensätze, verwaiste Verknüpfungen, Felder, die über die Jahre unterschiedlich benutzt wurden. Was sich nicht automatisch klären lässt, entscheiden Ihre Fachleute.
Was passiert mit unserem VBA-Code?
Er wird nicht eins zu eins übersetzt, sondern gelesen und verstanden. Aus jeder Funktion, die noch gebraucht wird, entsteht Code in der neuen Anwendung, beschrieben und mit Tests abgesichert. Funktionen, die niemand mehr nutzt, fallen weg. Das klären wir gemeinsam in der Bestandsaufnahme.
Brauchen unsere Leute danach noch Access oder Office?
Für die Anwendung nicht. Sie läuft im Browser, auf Windows, Mac und Tablet, ohne Installation. Wer Auswertungen in Excel gewohnt ist, behält den Export dorthin.
Wie lange dauert es, eine Access-Datenbank abzulösen?
Das hängt vor allem davon ab, wie viele Formulare, Berichte und VBA-Funktionen noch genutzt werden. Wir planen in Meilensteinen: Die ersten Masken laufen früh neben Access, und Ihre Leute prüfen sie mit echten Daten. Den Zeitplan bekommen Sie nach der Bestandsaufnahme.
Was kostet es, eine Access-Datenbank abzulösen?
Das hängt davon ab, wie viele Formulare, Berichte und VBA-Funktionen tatsächlich genutzt werden und wie sauber die Daten sind. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie eine Skizze mit Aufwand und Meilensteinen. Mit KI-gestützter Entwicklung liegt der Aufwand nach unserer Erfahrung oft bei einem Drittel bis einem Fünftel klassischer Schätzungen.
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns die Datenbank. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet: Access reicht.
Im Erstgespräch teilen Sie den Bildschirm und zeigen uns Formulare und Berichte. Danach wissen Sie, welcher Weg sich lohnt.
Dreißig Minuten mit David Kreutzer, Geschäftsführer. Danach eine schriftliche Skizze mit Vorgehen, Aufwand und Meilensteinen, bevor Sie etwas unterschreiben. Antwort auf Anfragen in der Regel am selben Werktag.
Aus Projekten für Carl Zeiss, SAP, Munich Re und atra.consulting.