Die kurze Antwort
Was Individualsoftware kostet, lässt sich vor einer Analyse nicht seriös beziffern. Das ist keine Ausrede, sondern liegt an der Sache: Der Preis hängt davon ab, was die Anwendung fachlich können muss, mit welchen Systemen sie spricht und ob sie neu entsteht oder in einen Bestand eingreift. Jede Zahl, die vorher genannt wird, ist eine Annahme mit Sicherheitsaufschlag.
Was sich sagen lässt: Klassisch wird Individualsoftware nach Personentagen mal Tagessatz kalkuliert. Mit KI-gestützter Entwicklung verschiebt sich diese Rechnung deutlich. Nach unserer Erfahrung liegt der tatsächliche Aufwand bei einem Drittel bis einem Fünftel klassischer Schätzungen. Zwei Projekte, bei denen wir das nachgehalten haben, stehen weiter unten.
Wie Individualsoftware klassisch geschätzt wird
Eine klassische Schätzung zerlegt das Vorhaben in Funktionen, schätzt für jede die Personentage und addiert. Darauf kommen Projektleitung, Tests, Abstimmungen und ein Puffer für das, was niemand vorhersehen kann. Das Ergebnis multipliziert mit dem Tagessatz ergibt das Angebot.
Diese Methode ist nicht falsch, aber sie bildet einen bestimmten Ablauf ab: Menschen schreiben Code nacheinander, Tickets warten auf Entwickler, Umsetzungen warten auf Review, Reviews warten auf Tests. Ein großer Teil der geschätzten Zeit ist nicht Arbeit, sondern Liegezeit zwischen den Stationen. Bezahlt wird sie trotzdem.
Wovon der Preis abhängt
Unabhängig davon, wie entwickelt wird, bestimmen dieselben Faktoren den Aufwand. Wer sie kennt, kann Angebote besser einordnen.
Fachlicher Umfang und Regeln
Nicht die Zahl der Masken treibt den Aufwand, sondern die Regeln dahinter: Freigabestufen, Sonderfälle, Berechnungen, Fristen. Eine Anwendung mit wenigen Seiten und vielen Ausnahmen ist aufwendiger als eine mit vielen Seiten und klaren Abläufen.
Schnittstellen und Fremdsysteme
ERP, CRM, Buchhaltung, Single Sign-on, Dienste von Partnern: Jede Schnittstelle bringt Zugänge, Testdaten und Abstimmungen mit einem anderen Team mit. Hier stehen Projekte erfahrungsgemäß am häufigsten. Deshalb klären wir Schnittstellen vor der Umsetzung, nicht danach.
Grüne Wiese oder Bestand
Greenfield ist schneller als Bestand. Auf der grünen Wiese entscheidet allein die Fachlichkeit über das Tempo. In gewachsenen Systemen entscheidet mit, was vor Jahren einmal gebaut wurde. Fehlen dort Tests und eine verlässliche Pipeline, bauen wir diese zuerst auf. Die ersten Wochen gehen dann in Absicherung, danach wird es schneller.
Datenübernahme
Daten aus Tabellen, Altsystemen oder Exporten müssen bereinigt, zugeordnet und geprüft werden. Der Aufwand hängt weniger von der Datenmenge ab als von ihrer Qualität.
Sicherheit, Datenschutz und Freigaben
Rollen und Berechtigungen, Protokollierung, Anforderungen aus Datenschutz oder von Ihren Kunden: All das gehört in den Umfang. Dazu kommen Freigaben durch Datenschutz, Betriebsrat oder IT-Sicherheit. Sie laufen in Ihrem Kalender, nicht in unserer Pipeline, und sollten als eigene Meilensteine im Plan stehen.
Was KI an der Schätzung ändert
In unserem Prozess arbeiten mehrere KI-Agenten parallel an Tickets: Oberfläche, Schnittstelle, Datenmodell und Tests gleichzeitig. Ein Orchestrator verteilt die Arbeit, Architektur und Entscheidungen bleiben bei uns. Tests und mehrere Review-Instanzen laufen automatisch mit. Wie das im Einzelnen aussieht, beschreiben wir unter KI-gestützte Softwareentwicklung.
Daraus folgen zwei Verschiebungen:
- Die Umsetzung ist nicht mehr der teure Teil. Was früher die meisten Personentage gebunden hat, läuft parallel. Tests und Dokumentation entstehen dabei und nicht hinterher.
- Liegezeit fällt weg. Wenn Umsetzung, Prüfung und Dokumentation nicht mehr aufeinander warten, schrumpft genau der Posten, der in klassischen Schätzungen unsichtbar mitläuft.
Was sich nicht ändert, gehört ebenso in die Rechnung:
- Die Analyse mit Ihren Fachleuten. Was gebaut wird, entscheiden Menschen, die das Geschäft kennen.
- Ihre Abnahme. Technisch grün heißt noch nicht fachlich richtig. Das prüft und entscheidet Ihre Seite.
- Freigaben und Abstimmungen außerhalb des Projekts.
Eine KI-gestützte Schätzung ist deshalb nicht einfach die klassische Zahl mit einem Rabatt. Sie verteilt den Aufwand anders: weniger in der Umsetzung, gleich viel in Analyse, Abnahme und Freigaben.
Zwei Projekte in Zahlen
Wir haben in zwei Projekten den klassisch geschätzten Aufwand dem tatsächlichen gegenübergestellt. Die Zahlen sind erhoben, nicht hochgerechnet.
| Projekt | Klassisch veranschlagt | Tatsächlich gebraucht |
|---|---|---|
| Ein Münchner Patentverwalter | 75 Tage ohne KI-Unterstützung | 9 Tage |
| Eine Fachanwendung, an der wir selbst beteiligt sind | 310 Personentage | 140–160 Stunden |
Zur zweiten Zeile ein offener Hinweis: Das ist keine Kundenreferenz. An diesem Produkt ist unser Geschäftsführer beteiligt, deshalb steht es hier ohne Namen.
Zwei Projekte sind keine Statistik, und kein Vorhaben gleicht dem anderen. Unser Erfahrungswert über weitere Vorhaben hinweg ist deshalb vorsichtiger formuliert: ein Drittel bis ein Fünftel klassischer Schätzungen. In gewachsenen Systemen dauert der Einstieg länger, weil zuerst Tests und Pipeline entstehen. Diese Wochen gehören in jede ehrliche Rechnung.
Warum wir erst nach der Analyse einen Rahmen nennen
Unser Vorgehen beginnt mit einem Erstgespräch, in dem wir klären, ob das Vorhaben zu uns passt. Danach folgt die Analyse: Anforderungen, Schnittstellen, Machbarkeit und Meilensteine, gemeinsam mit Ihren Fachleuten. Hier entscheidet sich, ob ein Projekt trägt.
Am Ende der Analyse steht ein klarer Rahmen: was gebaut wird, in welchen Schritten und woran Sie den Fortschritt messen. In der Umsetzung sehen Sie nach jedem Durchlauf einen lauffähigen Stand, den Sie prüfen und freigeben. So wissen Sie nicht erst am Projektende, ob das Budget reicht, sondern bei jedem Meilenstein.
Woran Sie ein belastbares Angebot erkennen
Ob klassisch oder KI-gestützt: Legen Sie diese Fragen neben jedes Angebot für Individualsoftware.
- Welche Annahmen stecken in der Zahl? Ein Angebot ohne genannte Annahmen ist eine Schätzung ohne Grundlage.
- Wie sind Schnittstellen berücksichtigt? Mit Zugängen, Testdaten und Ansprechpartnern auf der Gegenseite?
- Welche Meilensteine gibt es, und was liegt bei jedem davon lauffähig vor?
- Wie wird getestet? Automatisiert und bei jeder Änderung, oder am Ende in einer Testphase?
- Wem gehören Code und Infrastruktur? Liegt beides in Ihren Repositories und auf Ihren Konten?
- Was kostet der Betrieb nach dem Start, und wer übernimmt ihn?
Laufende Kosten nicht vergessen
Mit dem Start beginnt der Betrieb: Hosting, Überwachung, Updates, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung im Takt Ihres Geschäfts. Diese Kosten hängen von Ihren Anforderungen an Verfügbarkeit und vom Änderungstempo ab. Lizenzgebühren pro Nutzer wie bei Standardsoftware fallen für die eigene Anwendung nicht an.
Wir betreiben und entwickeln die Anwendungen, die wir bauen, auf Wunsch weiter. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Case Study LeafConnect. Wenn Ihr Ausgangspunkt eine gewachsene Tabelle ist, lesen Sie auch Excel ablösen: Fünf Anzeichen, dass Ihre Tabelle eine Anwendung sein sollte. Wie wir Individualsoftware bauen, steht unter KI-gestützte Softwareentwicklung.